Yükleme ihbarı (shipment advice), yüklemeyi takip eden en kısa süre içerisinde ihracatçı firma tarafından hazırlanarak ithalatçı firmaya gönderilen, yükleme detaylarını içeren ve ithalatçıların sigorta yapmalarına olanak sağlayan bir belgedir.
World Shipping Council verilerine göre 2023 yılında taşınan 250 milyon konteyner arasından 221’i denizde kayboldu. Yine, ICC Uluslararası Denizcilik Bürosu (IMB) verilerine göre, 2024 yılında ticari gemilere yönelik 116 saldırı kaydedildi.
Yukarıdaki verilerden uluslararası denizyolu taşımacılığında belirli miktarda risk olduğu ve tarafların nakliye esnasında yaşanacak olumsuzluklara karşı kendilerini korumak amacıyla nakliye sigortası (cargo insurance policy) yaptırma yoluna gittikleri görülmektedir.
Bilindiği gibi Ex Works, FOB, FCA, CFR gibi teslim şekillerinde nakliye sigortasını ithalatçılar yapmaktadır.
İthalatçılar bu teslim şekilleri ile çalışırken nakliye sigortası yaptırmak amacıyla yükleme öncesinde abonman poliçe (open policy, open cover) düzenletmekte, yükleme gerçekleşir gerçekleşmez de yüklemeye ait bilgilerle sigorta firmasına başvurarak sigorta poliçesi düzenletmektedirler.
İşte ithalatçıların sigorta poliçesi düzenletebilmek amacıyla sigorta firmasına vermeleri gereken bilgilerin yazılı olduğu belgeye shipment advice (yükleme ihbarı) denilmektedir.
Akreditifli işlemlerde yükleme ihbarlarının doğrudan sigorta firmalarına gönderilmesi istenildiği de görülmektedir.
Bugünkü yazımda shipment advice nedir, dış ticaret işlemlerinde yükleme ihbarı ne işe yarar konularını işleyip örnek bir yükleme ihbarı belgesini sizlerle paylaşacağım.
Yükleme İhbarının (Shipment Advice) Fonksiyonu Nedir?
Yükleme ihbarı ihracatçı firma tarafından hazırlanıp ithalatçı firmaya gönderilen ve yükleme ile ilgili detayları içeren bir belgedir.
Yükleme ihbarının en temel görevi ithalatçı firmanın elde edeceği bilgiler ile nakliye sigortasını yapmasına olanak sağlamasıdır.
Bazı durumlarda ithalatçı firmalar yükleme ihbarından aldıkları bilgilerle malların tahmini varışını (ETA Estimated Time of Arrival) tespit edip herhangi bir demuraj oluşmadan yükü limandan çekme yoluna da gidebilmektedirler.
Bu durum özellikle yükleme limanı ile boşaltma limanı arasındaki transit sürenin çok kısa olduğu örneklerde daha da önem kazanmaktadır.
Yükleme İhbarı (Shipment Advice) Hangi Yüklemelerde Kullanılmalıdır?
Yükleme ihbarı özellikle alıcının nakliye sigortasını yapması gereken yüklemelerde gemi kalkışından hemen sonra ithalatçıya veya ithalatçının sigorta firmasına e-mail yolu ile gönderilmelidir.
Eğer satışınız Ex Works, FOB, FCA, CFR teslim şekillerinden birisini kapsıyor ise mutlaka yükleme ihbarını müşterinize gemi kalkışından hemen sonra ulaştırmaya çalışın.
Aksi halde malların başına gelecek herhangi bir hasar durumunda müşteriniz sizi sigorta yapamamış olmasından ötürü sorumlu tutabilir.
Yükleme İhbarı (Shipment Advice) Hangi Bilgileri İçermelidir?
Yapılan işlemden işleme değişmekle beraber temel olarak yükleme ihbarı aşağıdaki noktaları kapsamalıdır.
✦Description of Goods: Ürünlerin tanımı. Ticari fatura ve konşimentodaki ürün tanımına uygun bir ürün tanımı yükleme ihbarına eklenmelidir.
✦Invoice Value of Goods: Faturada gösterilen toplam tutar yükleme ihbarına yazılmalıdır. Bu sayede ithalatçı firma ne kadarlık bir ürün tutarı için nakliye sigortası yapması gerektiğini bilebilecektir.
✦Letter of Credit Number: Eğer ödeme akreditif (letter of credit) ile yapılacak ise bu durumda akreditif numarası (letter of credit number) yükleme ihbarına eklenmelidir.
✦Name of the Carrier: Konşimentoda yazan taşıyıcı (carrier) ismi yükleme ihbarına yazılmalıdır.
✦Name of Vessel and Voyage Number: Gemi adı (name of the vessel) ve sefer numarası (voyage number) yükleme ihbarında yer alması gereken temel verilerdendir. Bu iki bilgi olmaksızın nakliye poliçesinin düzenlenmesi söz konusu olmamaktadır.
✦Consignee and Notify Party: Consignee (alıcı) and notify party (ihbar adresi) bilgileri konşimentoda yazan şekli ile yükleme ihbarına eklenmelidir.
✦Bill of Lading No: Konşimento numarası (bill of lading number) yükleme ihbarında yer alması faydalı olacaktır. Konteyner numarası (container number) ile beraber konşimento numarası alıcının yükü takip etmesine olanak sağlayan en temel iki veridir.
✦Container Number: Konşimento tarihi ile beraber ürünlerin takibi açısından önemlidir.
✦Shipped on Board Date: Konşimentoda yazan “shipped on board” tarihi yükleme tarihi olarak kabul edileceği için nakliye sigortası yapılması esnasında önem arz etmektedir.
✦Seal Number: Mühür numarası konteyner ile yapılan yüklemlerde ithalat esnasında ibraz edilmesi gereken bir bilgi olup yükleme ihbarına yazılmasında fayda vardır.
✦Gross Weight and Net Weight: Brüt ağırlık (Gross weight) ve net ağırlık (net weight) yükleme ihbarında yer alması gereken önemli bilgilerdendir.
✦Packages: Sevkiyatın toplam kaç kaptan oluştuğu konşimentoda yazan şekli ile yükleme ihbarında yer almalıdır.
✦Shipper: Shipper yani yükleyici firma konşimentoda yer aldığı şekli ile yer almalıdır.
Akreditifli İşlemlerde Shipment Advice Nasıl Kullanılır?
Bazı akreditifli işlemlerde amir bankaların akreditif lehtarlarından shipment advice ibrazı talep ettikleri görülmektedir. Aşağıda shipment advice talep edilen bazı akreditif örneklerine yer verilmiştir
- Beneficiary’s certificate along with the fax confirmation report evidence that shipment advise has been sent to applicant within 3 days after shipment.
- Beneficiary should send a fax no +88-02-9562817 to l/c opening bank within 03 (three) working days from the date of shipment advising the date of shipment, name of vessel, amount of bill to be drawn against the shipment and l/c number and a copy of this fax should accompany the original shipping documents.
Yükleme İhbarı (Shipment Advice) Örneği:
Aşağıda akreditifli bir işlemde kullanılan shipment advice örneği bulunmaktadır.
ÖZGÜR EKER (CDCS)
Akreditif Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri