İlk konumuzda akreditifin ne olduğunu ve akreditiflerin hangi kurallara tabi olduğu üzerinde durmuştuk. Bu ikinci yazımızda ise akreditifin nasıl işlediğini genel hatları ile açıklamaya çalışacağım.

Akreditifin işleyişini yani çalışma mekanizmasını isterseniz bir örnek üzerinden giderek açıklayalım. Bunun için bir ithalatçı olduğumuzu farz edelim. Aslında gömlek ihraç eden bir firma olduğumuzu ama kullandığımız gömlek kumaşlarını ithal ettiğimizi varsayalım. İthalatçı olarak yapmamız gereken ilk iş, bize istediğimiz kalitede kumaşı uygun şartlarda temin edebilecek bir ihracatçı bulmak olacaktır. İhracatçımızı bulduğumuzu , kumaşın kalitesinde ve ödeme şartlarında ihracatçı ile anlaştığımızı düşünelim. Bu adımda yapılması gereken ihracatçı ile anlaşmaya vardığımız şartları kapsayan bir satış sözleşmesi imzalamak olmalıdır. 

Burada önemle vurgulamak gerekir ki akreditif bir satış sözleşmesi değildir. Satış sözleşmesi yerine geçen bir sözleşme ise hiç değildir. Hatta tam aksine akreditif satış sözleşmesinden bağımsız olarak işlemektedir. Bununla şunu kast ediyorum. Örneğimiz üzerinden açıklamak gerekirse,  kumaş ihracatçısı bizim istediğimiz kalitede kumaş göndermez ama akreditif şartlarını harfiyen yerine getirirse, ithalatçı olarak biz, gelen kötü kalite kumaşı öne sürerek akreditif meblağının ödenmesini engelleyemeyiz. İthalatçı olarak yapmamız gereken , satış sözleşmesinde ne kalitede bir kumaş istediğimizi açıkça belirmek ve bu kalitedeki bir kumaşın bize gönderilmesini temin edecek şekilde evrakların akreditif şartlarında yer almasını sağlamak olmalıdır.

Örneğimizde kaldığımız yerden devam ederek akreditifin işleyişini açıklamayı sürdürelim. En son uygun ihracatçıyı bulmuş, şartlarda anlaşmış ve satış sözleşmesini imzalamıştık. Şimdi yapmamız gereken satış sözleşmesindeki şartları da yanımıza alarak bankamızın yolunu tutmak olmalıdır. Burada akreditifi açacak olan banka ( satıcı bankası veya daha mesleki tabirle amir bankası ) akreditif şartları yerine getirildiği takdirde ihracatçıya karşı dönülemez bir ödeme sorumluluğu taşıyacağı için bizim akreditif tutarını ödeyebilecek güce sahip olduğunuzdan emin olmak isteyecektir. Burada emin olma kavramı ile bankanın akreditif tutarı kadar bir meblağı hesabımızdan bloke etmesini veya gerekli rehinleri aldıktan sonra akreditifi açmasını anlatmaya çalıştığımı belirtmek isterim.

Bankamız bizim akreditif tutarını ödeme gücünde olduğumuz sonucuna vardı ve artık akreditifi açabileceğimizi söyledi. Şimdi ithalatçı olarak üzerimize düşen görev , satış sözleşmesindeki şartlara uygun bir akreditifin hazırlanmasıdır. Satış sözleşmemize uygun olarak bir ithalat akreditifi açmakla bizim ithalatçı olarak ilk safhada yapacağımız işlemlerin büyük bir kısmı tamamlanmış oluyor.

Bu sefer koşturmaya ihracatçı başlıyor. İhracatçı ( lehtar ), kendisine ulaşan akreditifin şartlarının ithalatçı ( amir ) ile yaptığı şartlara uygun olup olmadığını , akreditif şartlarını yerine getirmesinin olanaklı olup olmadığını, akreditifte belirtilen sürelerde ürünleri sevk edep edemeyeceğini ve bu gibi birçok olasılığı değerlendirir. Bu değerlendirmelerin sonucunda ihracatçı ya akreditifi kabul edip uygulamaya geçer; ya akreditif metninde revizyon ister veya akreditifin yerine getirilmesinin mevcut şartlar altında kendisi için olanaksız olduğunu görüp işlemden vazgeçer.

Çoğu zaman amir banka ( alıcı bankası ) akreditifin satıcıya ( lehtar ) ulaştırılması için satıcının ülkesindeki bir bankadan ( ihbar bankası ) yardım ister. Satıcının ülkesindeki bu ihbar bankasının sorumluluğu sadece kendisine ulaşan akreditif metnini zaman kaybetmeden en hızlı bir biçimde satıcıya ( lehtar ) bildirmektir. İsterseniz şu ana kadar akreditif işleminde yer alan kuruluşları basit bir şekil üzerinde görelim.