Genel Olarak Proforma Fatura
Bir ticaretin gerçekleşmesi için bir ürüne talep olmalı ve o talep karşısında satıcının şartlarını belirten bir teklif sunulmalıdır.
En basit gereksinimlerimizi temin ederken de bu sistemi kullanırız. Fırından ekmek alırken ya da mağazadan ayakkabı alırken. Elbette çoğunlukla sözlü olarak bu süreçleri hallederiz.
Uluslararası ticarette ise tekliflerin yazılı olması tercih sebebidir.
İhracatçı firmaların satışa arz ettikleri ürüne ait satış teklifinin yer aldığı, genellikle tek sayfadan oluşan, kompakt, ticari belgeye proforma fatura “Proforma Invoice“ denilmektedir.
İhracatçı firmalar, satış tekliflerini proforma fatura halinde ithalatçıya iletmekte; proforma faturadaki şartların ithalatçı tarafından kabul edilmesiyle ise dış ticaret süreci başlamaktadır.
Proforma fatura, uluslararası satış sözleşmesinin “International Sales Contract“ tek sayfaya düşürülmüş, basitleştirilmiş bir halidir.
Günümüzdeki işlemlerde daha çok emtia ticaretinde satış sözleşmeleri hazırlanırken; konteyner bazında satışı gerçekleştirilen sanayi ve tarım ürünleri için firmalar proforma faturayı tercih etmektedirler.
Proforma Fatura Vesaik Mukabili, Mal Mukabili, Peşin Ödemeli ve Akreditifli İhracatlarda Nasıl Düzenlenmelidir?
Ticari faturalar dış ticaret işlemlerinin başlangıcında düzenlendikleri için tüm ödeme yöntemlerinde aynı şekilde düzenlenmektedirler.
Proforma faturalar bir teklif niteliği taşıdığı için kullanımları firmadan firmaya değişiklik göstermektedir. Bu yüzden proforma faturalar için taslak metni hazırlamak kolay değildir.
Yine de proforma faturalarda bulunması gereken bilgileri aşağıda maddeler halinde açıklayalım:
Proforma Fatura Başlığı: “Proforma Invoice” başlığı tercih edilmelidir. Bazı ülkelerde “Performa Invoice” olarak başlık kullanımı görülmektedir.
Proforma Fatura Tarihi ve Numarası: Proforma fatura numarası ve tarihi mutlaka yazılmalıdır. Bunun en önemli iki sebebi vardır: Bazı durumlarda proformada revize yapılması ihtiyacı doğduğunda proforma tarihi ve numarasının revize edilmesi gerekmektedir. İkinci olarak da akreditifli ödemelerde amir bankaların proforma fatura numarası ve tarihine atıf yapmasıdır.
İhracatçı Firma: “Consignor”, “Seller” veya “Exporter” başlığı altında satıcı/ihracatçı firma bilgilerine yer verilmelidir.
İthalatçı Firma: “Consignee” veya “Buyer” başlığı altında alıcı/ithalatçı firma bilgisi girilmelidir.
Malların Tanımı: “Description of Goods” başlığı altında ürünlerin tanımı proforma faturaya yazılmalıdır. Mal tanımı aşırı detaya kaçmadan, ürünlerin tüm özelliklerini gösterecek şekilde yazılmalıdır.
Teslim Şekli: “Delivery Term” başlığı altında proforma faturada kullanılan teslim şekli yer almalıdır. Mevcut uygulamada kullanılan teslim şekilleri “Incoterms 2020” kurallarıdır.
Yükleme Zamanı: “Loading Preiod”, “Loading Date” veya “Date of Loading” başlığı altında malların hangi tarihte yüklemeye hazır olacağı proformada yazması gereken önemli detaylardan birisidir.
Menşe Bilgisi: Proforma faturalarda yazması gereken bir diğer husus da menşe bilgisidir. “Origin of Goods” veya “Country of Origin” başlığı altında malın menşe bilgisine yer verilmelidir.
Malın Miktarı, Birim Fiyatı ve Toplam Fatura Tutarı: Ürünlere ait miktar “Quantity, birim fiyat “Unit Price” ve toplam fatura tutarı “Total Amount” şeklinde girilmelidir.
Ödeme Şekli: Ödeme şekli “Payment Method” başlığı altında proforma faturaya yazılmalıdır.
Brüt ve Net Ağırlık: Brüt ağırlık “Gross Weight” ve net ağırlık “Net Weight” başlıkları altında proforma faturaya girilmelidir.
Satıcıya Ait Banka bilgileri: “Seller’s Bank Account Details” başlığı altında satıcıya ait banka bilgileri girilmelidir. Ödemenin yapılacağı banka hesabının üzerine kayıtlı olduğu firma/kişi, banka adı, bankanın swift adresi, hesap numarası ve hesaba ait iban numarası bu bölümde yer alması gereken başlıca bilgilerdir.
Proforma Fatura Örneği:
Aşağıda peşin ödemeli bir ihracat için hazırlanmış proforma fatura örneği yer almaktadır.
Proforma Faturaya İlişkin Akreditif Kuralları Nelerdir?
Akreditif kuralları proforma fatura veya aynı işlevde kullanılan satış sözleşmesi ile ilgili olarak 4. maddede açıklamalar yapmıştır. Bu maddeye göre akreditifler üzerine dayandırıldıkları sözleşmelerden bağımsız olarak ele alınmalıdır. Ayrıca, bu maddeye göre bankalar proforma faturaları akreditif metinlerine yerleştirmekten imtina etmelidirler.
UCP 600 MADDE 4
SÖZLEŞMELER KARŞISINDA AKREDİTİFLER
a) Doğası itibariyle bir akreditif, dayandırılabileceği satış sözleşmesinden veya diğer bir sözleşmeden ayrı bir işlemdir. Akreditifte her ne şekilde olursa olsun bir sözleşmeye değinilmiş olsa bile bankalar böyle bir sözleşmeyle ilgilenmezler ve onunla bağlı değillerdir.
Bu nedenle bir bankanın akreditif altındaki ibrazı karşılama, iştira etme veya diğer herhangi bir yükümlülüğünü yerine getirmesine ilişkin taahhüdü, amirin amir bankayla veya lehtarla olan ilişkilerinden kaynaklanan hak taleplerine veya savunmalarına tabi değildir.
Bir lehtar hiçbir durumda bankalar arasında veya amir ile amir banka arasında mevcut sözleşme ilişkilerinden yarar sağlayamaz.
b) Amir, akreditifle ilişkili sözleşmenin kopyalarını, proforma faturayı ve buna benzer belgeleri akreditifin ayrılmaz bir parçası olarak akreditife dahil etmek için herhangi bir girişimde bulunduğu takdirde amir bankanın amiri bundan vazgeçirmeye çalışması gerekir.