“Purchase Order” (PO), dış ticaret işlemlerinde kullanılan ticari bir belgedir ve Türkçe’ye “Satınalma Emri” veya “Sipariş Emri” olarak çevrilebilir.
“Purchase Order”, ithalatçı firmalar tarafından oluşturulur ve verilen siparişin miktarını, tutarını, niteliğini, kodunu, yükleme tarihini, teslim şeklini, ödeme şeklini ve zamanını, varsa alıcının bankasını ve bazen de talep edilen dış ticaret belgelerini gösterir.
“Purchase Order” ticari bir niteliğe sahiptir.
Bugünkü yazımızda Purchase Order belgesinin ihracat ve ithalat işlemlerinde nasıl kullanıldığını inceleyip, bu belgede genel olarak hangi bilgilerin yer aldığına değineceğiz.
Purchase Order İhracat ve İthalat İşlemlerinde Nasıl Kullanılır?
Purchase Order, genellikle ithalatçı ve ihracatçı arasındaki pazarlıkları sonlandırmak ve ihracatçının üretime başlaması için gerekli olan yasal prosedürleri yerine getirmek amacıyla düzenlenir.
İhracatçı firma, sipariş emrini aldıktan sonra ürünleri zamanında sevk edebilmek için üretime başlar. Eğer stoktan gönderi yapılacaksa, bu durumda yükleme işlemlerinin organizasyonuna başlanır.
Bazı durumlarda, sipariş emri (purchase order) proforma faturadan (proforma invoice) önce düzenlenirken, bazı durumlarda ise tam tersi bir iş akışı yaşanır. İthalatçı firma sevkiyatın detaylarına hakimse, bu durumda ithalatçı firmanın sipariş vermek amacıyla purchase order düzenlemesi daha olasıdır.
Özellikle, ithalatçı ve ihracatçıların düzenli olarak çalıştıkları durumlarda, ithalatçı firmalar sipariş verecekleri ürünleri purchase orderlar aracılığıyla ihracatçılara bildirirler. İhracatçı firmalar, almış oldukları sipariş emrini teyit etmek amacıyla bir proforma fatura düzenler ve olası sevkiyat tarihi ile birlikte ithalatçı firmaya gönderirler. Bu işlemler yaşanabilecek karışıklıkları önler.
Eğer kurumsal bir ithalatçı ile çalışıyorsanız, almış olduğunuz purchase order büyük ihtimalle özel bir yazılım tarafından düzenlenmiş olacaktır. Bu tür purchase orderlarda genellikle bir sipariş numarası bulunur. Bu sipariş numarasını, düzenleyeceğiniz tüm ihracat belgelerine yazmanız, daha sonraki işlemlerinizde size kolaylık sağlayacaktır.
Purchase Order İhracat ve İthalat İşlemlerinde Nasıl Kullanılır?
Purchase Order, belirli bir standarta tabi olmayan bir dış ticaret belgesidir. Her firma, sipariş emrini kendi ihtiyaçlarına göre şekillendirir.
Ancak, bir purchase orderda olması gereken temel bilgiler aşağıdaki gibidir:
Alıcı Firma Adı ve Adresi: Sipariş emrini düzenleyen firmanın adı, adresi ve iletişim bilgileri belirtilmelidir. Genellikle, ithalatçılar bu bilgileri kendi antetli kağıtlarına yazdırır.
Satıcı Firma Ünvanı ve Adresi: İhracatı gerçekleştirecek firmanın adı ve adresi belirtilmelidir.
Tarih: Sipariş emrinin düzenlendiği tarih belirtilmelidir.
İthalatçı Referansı: İthalatçının siparişi için belirlenen referans numarası belirtilmelidir.
Teslimat Zamanı: Ürünlerin ne zaman ihracatçı tarafından yüklenmesi gerektiği belirtilmelidir.
Ödeme Şekli ve Zamanı: Sipariş bedelinin hangi ödeme yöntemi ile ve ne zaman ödeneceği belirtilmelidir.
Teslim Şekli: Incoterms 2010 kurallarına göre belirlenen bir teslim şekli belirtilmelidir.
Malın Tanımı: Malın detaylı tanımı belirtilmelidir.
Sipariş Tutarı: Siparişin toplam bedeli, anlaşılan para birimi cinsinden belirtilmelidir.
Kullanılacak Taşıma Yöntemi: Siparişin sevkiyatında kullanılacak taşıma yöntemi (denizyolu, havayolu, karayolu vb.) ve varsa nakliyecinin iletişim detayları belirtilmelidir.
Diğer Uyarılar: İthalatçılar, ihracatçı firmaların uymasını istedikleri detayları bu bölümde belirtebilir.
Firma Yetkililerinin İsimleri ve İmzaları: Sipariş emrini düzenleyen ve onaylayan ithalat firması temsilcilerinin isimleri ve imzaları belirtilmelidir.
Purchase Order Örneği
Aşağıda, ithalat ve ihracat işlemlerinde kullanılmak amacıyla hazırlanmış bir “Purchase Order” (sipariş emri) örneği bulunmaktadır.
ÖZGÜR EKER (CDCS)
Akreditif Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri