Dış ticarette bir satışın başarıyla sonuçlanması, fiyat teklifinden sevkiyata kadar uzanan 8 temel aşamanın hatasız yönetilmesine bağlıdır.
Bu süreçte ihracatçının sunduğu fiyat listesi (price list) ile başlayan trafik, ithalatçının sipariş formu (purchase order) ve ardından düzenlenen faturalarla devam ederek sevkiyat (shipment) ile tamamlanır.
Özellikle dış ticaret işlemlerini yeni öğrenen öğrencilerin veya giriş deneyimine sahip uygulayıcıların sipariş ve sevkiyat süreçlerini doğru anlaması lojistik, gümrük ve ödeme süreçlerinde yaşanabilecek olumsuzlukları önleyecektir.
Bu yazımızda bir dış ticaret işleminde siparişin sevkiyata dönüşüm sürecini ele alıyoruz.
Uluslararası bir satışın fiziksel bir yüklemeye dönüşmesi, taraflar arasındaki yazılı mutabakatlar zinciriyle gerçekleşir.
Süreç genellikle şu sırayı takip eder:
1. Fiyat Listesi (Price List)
Süreç, ihracatçının ürünlerini ve bu ürünlerin maliyetlerini içeren bir Fiyat Listesi (Price List) paylaşmasıyla başlar. Bu belge, potansiyel alıcıya hangi ürünlerin mevcut olduğunu, birim fiyatlarını (unit price) ve minimum sipariş miktarlarını (minimum order quantity) gösterir. Alıcı, bu listeyi inceleyerek diğer rakip firmaların fiyatlarıyla karşılaştırma yapar ve ilerleyip ilerlememe konusunda bir karar verir.
2. Fiyat Teklifi Talebi (Request for Quotation – RFQ)
İthalatçı, listeyi inceledikten sonra ilgilendiği ürünler için satıcıdan resmi bir Fiyat Teklifi Talebi (Request for Quotation – RFQ) ister. Bu adımda alıcı; “Şu üründen şu miktarda alırsam bana ne kadar indirim yaparsın?” veya “Bu ürünleri hangi ödeme yöntemi ve teslim şekline göre alabilirim” gibi siparişe özel sorular sorar.
3. Fiyat Teklifi (Quotation)
İhracatçı, gelen talebe istinaden hazırladığı Fiyat Teklifi (Quotation) hazırlar. Bu teklif; ürün fiyatının yanı sıra teslim şeklini (Incoterms), ödeme şartlarını (payment terms) ve teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu (validity) içerir. Alıcı bu şartları kabul ederse işlerin sparişe doğru evrilmekte olduğu anlaşılır.
4. Sipariş Formu (Purchase Order – PO)
Şartlarda anlaşıldığında ithalatçı, satıcıya resmi bir Sipariş Formu (Purchase Order – PO) gönderir. Bu belge, alıcının satıcıya gönderdiği yazılı satın alma talebidir. İçerisinde hangi malın, hangi fiyattan ve ne zaman teslim alınacağı net bir şekilde belirtilir.
5. Sipariş Onayı / Teyidi (Purchase Order Acknowledgment)
İhracatçı siparişi aldıktan sonra, tüm detayların üretim kapasitesine ve stoklarına uygun olduğunu kontrol ederek bir Sipariş Onayı (Purchase Order Acknowledgment) gönderir. Bu teyit, çoğunlukla üretim veya paketleme sürecinin “start” düğmesine basıldığı andır.
6. Proforma Fatura (Proforma Invoice)
Bu aşamada düzenlenen Proforma Fatura (Proforma Invoice), aslında bir “ön fatura”dır. Kesin bir mali yükümlülük doğurmaz ancak ithalatçının kendi ülkesinde banka işlemleri yapması, akreditif (letter of credit) açtırması veya gümrük ön izinlerini alması için zorunludur. Ayrıca peşin ödemeler bu fatura üzerinden yapılır.
7. Ticari Fatura (Commercial Invoice)
Türkiye için konuşmak gerekirse, mallar hazırlandığında ve yüklemeye hazır hale geldiğinde Türkiye’deki ihracat işlemleri için Türkçe fatura düzenlenirken, alıcının ülkesindeki ithalat işlemleri için ise İngilizce olarak Ticari Fatura (Commercial Invoice) düzenlenmektedir.
Faturalar, satışın yasal ve resmi belgeleridir.
Türkiye’deki ihracat gümrük beyannamesi Türkçe fatura üzerinden, alıcının ülkesindeki ithalat gümrük beyannamesi ise İngilizce düzenlenen fatura üzerinden açılır.
8. Sevkiyat (Shipment)
Operasyonun final aşaması olan Sevkiyat (Shipment) adımında mallar yola çıkar.
Bu aşamada taşıma türüne ve seçilen teslim şekline göre yükleme belgeleri hazırlanır.
Örneğin, CIF teslim şekli ile yapılan denizyolu yüklemelerinde İngilizce düzenlenen ticari faturaya(commercial invoice) ek olarak konşimento (bill of lading), çeki listesi (packing list) ve sigorta poliçesi (insurance policy) gibi belgeler düzenlenir.
Malların fiziken alıcıya doğru hareketiyle süreç tamamlanmış olur.
ÖZGÜR EKER (CDCS)
Akreditif Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri